El gasto en consumibles de papelería y en productos de uso diario en las oficinas puede llegar a ser muy importante a lo largo de todo un año de trabajo. Es un gasto que aunque es necesario para el correcto funcionamiento de la actividad de la empresa puede ser perjudicial si no existe una conciencia de ahorro entre los empleados.

Ya sea en el gasto de papel, de bolígrafos, de libretas o de tinta de impresora; lo cierto es que supone un importante desembolso económico si no se gestionan los recursos de forma eficiente. Además hay un factor que influye muy directamente en el gasto total en papelería y es el lugar en el que se compran los consumibles, ya que pueden existir diferencias de precio muy significativas entre diferentes papelerías.

Para evitar andar recorriendo la ciudad en busca de una papelería económica, resulta muy útil utilizar papelerías online para realizar compras periódicas de los productos de papelería que se necesitan en la oficina. Las papelerías online son una opción económica, pero también existen otros elementos que pueden ayudar a reducir el gasto en papelería de una oficina, entre los que destacan los que se muestran a continuación:

Imprimir lo estrictamente necesario

El gasto en folios y en tinta por imprimir a veces documentos que no son necesarios tenerlos en formato físico puede llegar a ser muy elevado si no se ejerce un poco de control en torno a este asunto. Puede resultar conveniente llegar a un acuerdo en la oficina para establecer un "límite" de impresiones o de gasto en papel por semana o por mes para controlar mejor el gasto final.

Usar el email siempre que sea posible

Uno de los gastos más comunes en una oficina es la correspondencia por carta certificada de documentación a clientes o proveedores. Siempre que sea posible resulta mucho mejor optar por enviar la documentación por email, ya que éste es gratuito y a medio y largo plazo puede suponer un ahorro considerable en cartas y sellos.

Guardar todas las facturas en autónomos

Los autónomos tienen la posibilidad de incluir las facturas de consumibles de papelería como un gasto de explotación que pueden incluir en la declaración de la renta o en la facturación para disminuir el importe de IVA en caso de que resulte a pagar. Para ello es necesario guardar las facturas de las compras de todo el material de papelería comprado durante el año.

Aprovechar las ofertas

Sin duda aprovechar las ofertas puede ser una forma muy interesante de ahorrar en compras puntuales en productos que se usen de forma continua en la oficina. Encontrar ofertas o rebajas en el precio de estos productos puede suponer un ahorro importante si está atento a las ofertas lanzadas por las papelerías online.

Hacer compras periódicas frente a grandes compras

Antes de realizar una gran compra en material de papelería que suponga un desembolso importante de dinero es positivo considerar si todo lo que se va a comprar es estrictamente necesario en el momento de la compra o en las semanas posteriores. Si no es así es mejor esperar porque pueden surgir ofertas y si compramos con demasiada antelación algo que no vamos a usar inmediatamente podemos desaprovecharlas.

Comparar precios para un mismo producto

Para un mismo tipo de producto podemos encontrar en cualquier papelería online diferentes marcas con niveles de precios muy variables entre sí. Estar atentos a qué marcas son más económicas o si surgen marcas nuevas con ofertas de lanzamiento puede suponer un importante ahorro a medio y largo plazo.

Organizar mejor el material

Uno de los problemas más comunes y que está causado por el estrés y el ajetreo propios de una oficina es el extravío de productos como los bolígrafos, las libretas o las grapadoras. Es muy conveniente colocar en las mesas de cada trabajador un pequeño baúl o cajita en la que depositar su material para tenerlo mejor controlado y evitar perderlo.

Comprar por packs

A veces los packs de 3, 5 o 7 productos pueden incluir grandes descuentos al comprar una mayor cantidad. Si es algo que se consume rápido en la oficina sin duda es más conveniente comprar por packs que comprar productos en solitario.

Como se puede apreciar existen muchos pequeños trucos que pueden permitir a las empresas y oficinas un uso más eficiente de sus recursos y de su material de papelería.7

Fuente:  Por MDO